Tehdäänkö yrityksessänne budjetteja? Verrataanko Excelillä rakennettua budjettia kirjanpidonraportteihin seuraavan kuukauden puolenvälin jälkeen? Paljonko valmistelutyötä vertailujen rakentaminen vaatii?

Kuka sen työn tekee? Mitä se maksaa?

Päästäänkö budjetoitujen eurojen taakse porautumaan ja näkemään, että mistä mahdolliset varianssit syntyvät? Olisiko olemassa ratkaisu, mutta konsulttien palvelut ja järjestelmien käyttöönotto ovat liian raskaita ja kalliita? Mikäli edellä mainitut kysymykset kuulostavat tutuilta kannattaa tämä kirjoitus lukea loppuun.

Diffo (Digital CFO, digitaalinen talousjohtaja) on selainpohjainen sovellus, jossa budjetointi lähtee aina toimintojen suunnittelusta.

Montako tuotetta myydään milläkin suunnitteluvaiheella?
Montako neliötä rakennetaan?
Montako kilometriä ajetaan?
Montako asiakasta meillä käy?

Alasta riippuen tuotteiden ja seurantakohteiden määrä ja sisältö vaihtelee, mutta seurattavia kohteita löytyy jokaiselta toimialalta. Riippumattomuus toimialasta onkin ollut Diffon kehityksen perustana.

Budjetoinnin ja taloudellisten ennusteiden rakentamisessa ei ole olemassa yhtä totuutta. Yksikään kahvilayrittäjä ei tiedä, että montako kahvikupillista hän myy toukokuun toisena tiistaina. Sen vuoksi budjetoinnissa ja liiketoiminnan suunnittelussa on tärkeää ottaa huomioon erilaiset skenaariot ( vaikka tavoitteellinen, varovainen tai jotain siltä väliltä). Diffon ajatuksena on, että versioita voidaan rakentaa niin monta kuin nähdään tarpeelliseksi ja kaikki nämä versiot voivat sisältää strategisia tavoitteita.

Toimintojen suunnittelulla päästään toki tiettyyn arvokkaaseen tasoon liiketoiminnan taloudellisessa mallintamisessa, mutta koko totuutta se ei vielä kerro. Tuloslaskelmabudjetilla päästään aidosti kiinni siihen, että miten liiketoiminta taloudellisesti mallintuu. Liiketoiminnan muut kulut käsittävät suuren osan yritysten kustannuksista. Diffossa kiinteiden kulujen suunnittelu onkin toteutettu toimenpidetasolle.

Jokaisen suunnitellun euron taustalla on toimenpide ja kulun aiheuttaja. Toimitilakulut voivat koostua toimitilan vuokrasta, sähköstä ja vaikkapa jätehuollosta. Markkinointikuluihin saattaa liittyä mainoskuluja medialta, googlelta tai erilaisista sosiaalisista medioista. Kun nämäkin kulut suunnitellaan yksilöiden, saavutetaan johtamisen kannalta oivia työkaluja sekä myös valtuutuksia toimia näiden suunniteltujen toimenpiteiden puitteissa.

Olennainen osa yrityksen liiketoiminnan suunnittelusta saavutetaan kassavirran avulla. Digitaalinen talousjohtaja -sovellus tekee kassavirtabudjetin näiden samojen suunniteltujen kahvikuppien,
toimitilavuokrien ym. kulujen pohjalta. Syklisessä liiketoiminnassa voi olla mielenkiintoista simuloida tilannetta, jossa avaintoimittajalta saadaankin pidempi maksuehto koskien ensimmäisiä toimituseriä sesongin alkaessa. Tällaisesta toiminnasta on saatu esimerkkejä meidän pilottiasiakkaiden osalta.

Budjettien seuraaminen on myös oma lajinsa. Kun jokaisen suunnitellun budjettiversion taustalta löytyy nopeasti mitattavia tekijöitä (vaikka niitä kahvikuppeja, kilometrejä tai asiakaskäyntejä), on budjetin seuraaminen aidosti reaaliajassa mahdollista.

Ennuste onkin tulevaisuuden johtamisen kannalta tärkeä elementti. Datan määrä yrityksissä kasvaa koko ajan. Tuon datan hyödyntäminen talousennusteissa on tärkeää päätöksenteon kannalta. Diffossa on täysin avoimet rajapinnat ja dataa voidaan kerätä talousohjelmistojen lisäksi myös muista ulkoisista lähteistä kuten CRM- kassa-, työajankeruu- ja ERP-järjestelmistä sekä esimerkiksi ajoneuvopäätteistä. Näiden eri tietojen pohjalta luodut talousennusteet ovat tarkkoja, pohjautuvat oikeaan liiketoimintatietoon ja päivittyvät nopeasti.